European Ford Event 12 september 2010

Beste leden/European Ford Event bezoekers.

Zoals velen van jullie reeds weten en/of hebben meegemaakt heeft er op 12 september wederom een versie van het European Ford Event plaatsgevonden. Tijdens deze meeting hebben er geen circuitactiviteiten plaatsgevonden in tegenstelling tot eerder gepubliceerde berichten.
Dit is een aderlating gebleken voor het evenement voor zowel de bezoekers als de organiserende partijen (Ford XR/RS Club en FlevOnice).

Omdat velen met vragen zijn achtergebleven hebben wij als bestuur van de Ford XR/RS Club de behoefte om met deze verklaring omtrent het hoe, wat en het waarom een en ander toe te lichten.

In het voortraject naar het zoeken naar een geschikte locatie voor het EFE is ons eisenpakket een duidelijk verhaal. Een evenement organiseren is op zich is niet zo’n probleem. Om een evenement aan te vullen met een circuitprogramma geeft wel een probleem. Bij de gesprekken is dit dan telkens ook een uitvoerig besproken item. Dat hierdoor een aantal locaties zijn afgevallen is jammer, maar het is wel duidelijk. Bij FlevOnice is dit ook duidelijk besproken. De locatie is duidelijk geïnformeerd, zowel mondeling als visueel, over wat het EFE inhoudt. Er is hier een duidelijk antwoord gekomen dat dit allemaal mogelijk is op FlevOnice. Het contract omschrijft ook de mogelijkheden die de XR/RS-club heeft om het evenement deze vorm te geven.

Diverse bezoeken van het bestuur aan de locatie met de daarbij horende besprekingen hebben er toe geleid dat er een prachtig evenement is opgebouwd met alle ingrediënten die het EFE zo uniek maakt. Dat het circuitprogramma een stap vooruit is gegaan was een streven en is ook gerealiseert.

Op vrijdag 10 september 2010 worden we geconfronteerd met de gemeente Dronten. De XR/RS-club gaat een evenement organiseren waarvoor geen vergunning is. De alarmbellen gaan luiden en er wordt contact gelegd met FlevOnice. We worden gerustgesteld met de mededeling dat dit niet het geval is. Alles is in orde en het evenement kan doorgang vinden zoals besproken. FlevOnice zal verder contact leggen met de gemeente om dit misverstand recht te zetten. Op zaterdag worden er nog een aantal gesprekken gevoerd tussen XR/RS-club, FlevOnice en de gemeente. Het resultaat is dat er een ambtenaar van toezicht langskomt. De strekking van de gesprekken is dat FlevOnice een gedoogbeleid heeft voor het organiseren van evenementen, maar daar valt een circuitprogramma niet onder. Kort gezegd, daar is een vergunning voor nodig. Er wordt nog onderhandeld over de mogelijkheid om alsnog een vergunning te regelen. We zijn bereid om extra voorzieningen te regelen als die gewenst zijn. Het antwoord blijft echter kort. Er is geen vergunning, dus geen circuitprogramma. Ook de diverse gesprekken van FlevOnice met gemeentelijke bestuursfunctionarissen resulteren niet in het gewenste resultaat.

Omdat het hele terrein al compleet ingericht is voor het evenement en iedereen aangeeft wat de impact zal zijn als dit geen doorgang vindt, resulteert dit in een dwangsom voor als het toch doorgang vindt. Deze zal worden opgesteld en zondag worden overhandigd.

De zaterdagavond wordt een geheel andere avond. In plaats van de laatste puntjes op de i te zetten voor zondag, staat de avond in het teken van vragen, vragen en hoe verder. Hoe het heeft kunnen gebeuren geeft ons echter snel een antwoord. Hier zullen we ons na het evenement over moeten buigen. Prioriteit is het evenement van zondag 12 september. Er wordt besloten dat zolang er geen dwangbevel is, het circuitprogramma doorgang zal vinden.

Helaas. Zo traag als de ambtelijke molen meestal draait, zo snel zijn ze nu. Zondagmorgen 12 september krijgen we om 08.45 uur een telefoontje met de mededeling dat de toezichthouder onderweg is met de documenten. Om 08.55 uur worden zowel FlevOnice als de XR/RS-club belast met een dwangsom als het circuitprogramma doorgang vindt. Om het geheel kracht bij te zetten is de politie ook aanwezig. Er is geen keuze meer, de activiteiten zullen geen doorgang vinden. Er wordt een oplossing gezocht om de bezoekers hierover te informeren en deze wordt ingezet d.m.v. een schrijven en uiteraard de mondelinge uitleg van het bestuur.

De XR/RS-club betreurt de gang van zaken ten zeerste. Alle bestuursleden en vrijwilligers zijn beschadigd door dit voorval. Ook de bezoekers (met name die zich hebben gericht op de circuitactiviteiten) zijn beschadigd. Laat het duidelijk zijn dat het bestuur op geen enkele wijze heeft gestuurd tot deze situatie. Wij zijn ervan overtuigd dat wij als bestuur, tot aan zondagmorgen 08.55 uur alles geprobeerd hebben om het evenement doorgang te laten vinden zoals gepland. Het mag ook duidelijk zijn dat wij als bestuur weten waar de grens van verantwoordelijkheid ligt. Deze is de dwangsom, welke de club op geen enkele wijze kan dragen en daardoor in deze risico neemt.

Wij maken ons zorgen over de impact die dit zal hebben voor een eventueel volgend EFE en wat het zal doen met het voortbestaan van de club. Allemaal zaken die ons op dit moment somber stemmen. Heel veel energie die belangeloos in dit prachtige evenement is gestopt is niet terugbetaald voor ons als bestuur, vrijwilligers en voor jullie als bezoekers. De aankomende tijd zal er extra tijd worden uitgetrokken om mis standen en financiële gevolgen uit te werken en ervoor te zorgen dat deze zaken niet meer voorkomen in de toekomst.

Wij nemen afstand van alle uitspraken die worden gedaan door externe partijen op de bekende fora. Wij vragen jullie begrip dat wij niet alle e-mails, telefoontjes en gesprekken persoonlijk kunnen beantwoorden. Wij zijn ook mensen met een baan die niet alle tijd van de wereld hebben voor onze hobby.

Toch willen we graag iedereen bedanken die zich heeft ingezet. Zowel in het voortraject als op zaterdag en zondag. Ondanks het slecht nieuws en slecht weer hebben ze de positieve uitstraling zo hoog mogelijk gehouden en is de saamhorigheid alleen maar sterker geworden. Laat dit een sterke basis blijven voor de XRRS-club.

Hoogachtend,

Bestuur XRRS-Club.

 

Category: Nieuws

Comments are closed.